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Stressmanagement

Eisenhower-Quadranten

Die Eisenhower-Quadranten werden den meisten von Ihnen vermutlich weitgehend bekannt sein. Einen kurzen Einstieg finden Sie hier: http://de.wikipedia.org/wiki/Eisenhower-Prinzip

Doch was kann man alles damit tun? Für sehr erhellende Gesichter sorgt immer wieder die Möglichkeit, die Eisenhower-Prinzipien als Analyse-Instrument zu benutzen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  • Schätzen Sie als erstes ein, wieviel Zeit Sie in Ihrer täglichen Arbeit in welchen Quadranten verbringen.
  • Nun können Sie verschiedene Strategien (S1-4) fahren, die auf die jeweiligen Quadranten (Q1-4) zugeschnitten sind:

eisi kon

Erläuterungen:

  • Sollten Sie viel Eigenzeit besitzen, d.h. die Möglichkeit haben, mit wenig Außendruck zu arbeiten, sind die Strategien im Quadranten 1 die richtigen für Sie: Erhöhen Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit, Lernen Sie, besser zu planen (z.B. mit Getting Things Done), usw.
  • Verbringen Sie (als Feuerlöscher) viel Zeit im 2. Quadranten, sollten Sie versuchen, dies durch eine gute Planung zu verbessern. Allerdings wird es immer auch Zeiten geben, in denen Sie dies nicht schaffen werden, z.B. weil die Strukturen in Ihrer Arbeit so sind, wie sie eben sind. Hier gilt es, zu lernen mit diesem Stress umzugehen, z.B. indem Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren (Prioritäten setzen) oder mit einem guten Selbstvertrauen die Kontrolle behalten.
  • Haben Sie jedoch viel „Kleinkram“ zu erledigen (Q3), kann es Sinn machen, auch mal Nein zu sagen und zu delegieren, sofern dies überhaupt möglich ist. Alternativ ist es in diesem Quadranten wichtig, solchen „Kleinkram“ zügig und mit möglichst wenig Energieaufwand abzuarbeiten (z.B. nachmittags um 14.00).
  • Und über Q4 brauche ich glaube ich nicht mehr viel zu schreiben.
Stressmanagement

Arbeitsstil-Analyse

Wo befinden sich die Baustellen in Ihrem Arbeitsstil (Arbeitsorganisation, Aufschieberitis, Prioritäten setzen, Nein sagen, Umgang mit Stress)? Welche Baustelle würden Sie gerne angehen? Wenn wir einen Zukunftsblick wagen: In einem halben Jahr hat sich in genau dieser Baustelle etwas zum besseren verändert. Woran würden Sie dies merken?

ja stimmt weitgehend stimmt eher nicht nein
Mein Schreibtisch ist in der Regel chaotisch.
Ich arbeite nicht mit Todo-Listen o.ä.
Ich verliere oft den Überblick über meine Aufgaben.
Eingehende e-mails bleiben oft lange liegen.
Ich vergesse häufig Unterlagen o.ä., wenn ich zu einer Besprechung gehe.
Ich vergesse häufig Termine.
Es fällt mir schwer, Aufgaben zeitlich einzuschätzen.
„Projekte“ gehen oftmals so ineinander über, dass es kaum die Möglichkeit eines guten Abschlusses gibt.
Ich schiebe gerne mal unangenehme Sachen auf.
Es fällt mir schwer, ganz bei einer Sache zu bleiben.
Häufig fällt es mir schwer Prioritäten zu setzen.
Am Abend bleiben i.d.R. wesentliche Aufgaben liegen.
Durch stetiges Krisenmanagement kann ich kaum planen.
Ich fühle mich fremdgesteuert.
Meine Kollegen sehen oft andere Prioritäten als ich.
Ich helfe mehr anderen als dass ich zu meinen eigenen Aufgaben komme.
Mir fällt es schwer, Nein zu sagen.
Ich tendiere dazu, manchmal zu schnell zu sein und Aufgaben nochmal machen zu müssen.
Pausen machen wird bei uns nicht gerne gesehen.
Ich vergesse oft Pausen zu machen, worunter meine Gesundheit und Leistungsfähigkeit leidet.
Ich tendiere dazu, Aufgaben parallel zu bearbeiten.
Ich fühle mich oftmals überlastet.
Stressmanagement

Pomodoro-Technique und die AUA-Liste

Heute möchte ich Ihnen ein verblüffend einfaches, aber dennoch sehr hilfreiches Tool für das eigene Zeitmanagement vorstellen. Teils als Not-to-do-Liste bekannt, nenne ich sie die Aua-Liste.

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an Ihrem Arbeitstisch und werkeln vor sich hin. Doch immer, wenn Sie gaaanz  knapp davor sind, in einen guten Flow zu kommen, taucht mal wieder ein kleines Monster namens Zeitdieb auf. Schau’n wir uns mal an, was wir hier alles haben:

  • z.B. ein kleines „ich will es meinen Kollegen recht machen und kann deshalb schlecht Nein sagen“-Monster
  • oder ein „hoppla! das hab ich doch glatt vergessen“-Monster
  • oder auch ein „das ist aber spannend“-Monster

Und schon sind wir draußen aus unserem Beinahe-Arbeitsfluss (neudeutsch: Workflow) und kommen nur wieder schwer in die Gänge. Facebook, „und dann sollte ich noch einkaufen“, „und den sollte ich noch anrufen“, und und und ist da einfach zu verlockend!

Was also tun?

Kommt jetzt endlich die AUA-Liste? Einen Moment Geduld noch! Sie kommt gleich.

Doch zuerst gibt es noch eine kleine Methode namens Pomodoro-Technique (siehe hier:http://www.pomodorotechnique.com). In aller Kürze:

  • Nehmen Sie eine Eieruhr (es muss ja nicht immer eine in Tomatenform sein!) und stellen diese auf 1 – 1/2  Stunden ein.
  • Machen Sie sich an eine Aufgabe, die ein wenig länger braucht.
  • Schalten Sie äußere Störquellen nach Möglichkeit ab.
  • Immer wenn eine innere Störung kommt (das sind ja dann wohl „Gedanken und Ideen“), schreiben Sie diese auf einen Zettel und machen weiter mit Ihrer ursprünglichen Tätigkeit.

Und nun endlich: die AUA-Liste:

Fertigen Sie, bevor Sie sich an den Schreibtisch setzen eine Liste mit Tätigkeiten an, die Sie heute auf keinen Fall tun wollen, z.B.:

  • kein Facebook
  • keine Recherche im Internet über 1 Stunde
  • keinen Anruf von XY entgegennehmen
  • usw.

Damit briefen Sie Ihr Gehirn. Und vermutlich wissen Sie jetzt auch, warum ich der Liste diesen Namen gebe: immer dann, wenn Sie doch gegen Ihre eigenen Regeln verstoßen, bekommen Sie einen kleinen inneren geistigen Stromstoß!

 

Stressmanagement

Die Ideen-Liste

Eine Ideen-Liste fokussiert

Sie laborieren an etwas, das Sie immer wieder von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ablenkt?

In einem anderen Artikel stellte ich für Ablenkungen die Pomodoro-Technique und AUA-Liste vor.

Doch manchmal sagt Ihnen Ihr Körper durch sein Abschweifen:

Mach mal eine Pause! Mach mal was ganz anderes!

Nun gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Sie bleiben dran und quälen sich durch den Tag. Nicht gerade sinnvoll und v.a. unproduktiv! Außerdem landen Sie dann nur allzuoft auf Internetseiten, von denen Sie nicht wissen, wie sie dahin gekommen sind.

2. Sie fertigen eine Liste an mit lauter Tätigkeiten, die Sie

  • schon immer machen wollten,
  • die Ihnen gut tun und Ihnen helfen zu entspannen und zu regenerieren,
  • die gut für die Beziehungspflege sind, usw.

Wichtig: Auf der Liste sollten nur Tätigkeiten stehen, die Spaß machen. Offensichtliche Arbeitstätigkeiten haben hier nichts verloren.

Der Effekt: Die nutzen Ihre Zeit sinnvoll mit vermeintlich unsinnigen (weil nicht direkt Arbeit) Tätigkeiten.