Alle Beiträge von Michael Hübler

Stressmanagement

Arbeitsstil-Analyse

Wo befinden sich die Baustellen in Ihrem Arbeitsstil (Arbeitsorganisation, Aufschieberitis, Prioritäten setzen, Nein sagen, Umgang mit Stress)? Welche Baustelle würden Sie gerne angehen? Wenn wir einen Zukunftsblick wagen: In einem halben Jahr hat sich in genau dieser Baustelle etwas zum besseren verändert. Woran würden Sie dies merken?

ja stimmt weitgehend stimmt eher nicht nein
Mein Schreibtisch ist in der Regel chaotisch.
Ich arbeite nicht mit Todo-Listen o.ä.
Ich verliere oft den Überblick über meine Aufgaben.
Eingehende e-mails bleiben oft lange liegen.
Ich vergesse häufig Unterlagen o.ä., wenn ich zu einer Besprechung gehe.
Ich vergesse häufig Termine.
Es fällt mir schwer, Aufgaben zeitlich einzuschätzen.
„Projekte“ gehen oftmals so ineinander über, dass es kaum die Möglichkeit eines guten Abschlusses gibt.
Ich schiebe gerne mal unangenehme Sachen auf.
Es fällt mir schwer, ganz bei einer Sache zu bleiben.
Häufig fällt es mir schwer Prioritäten zu setzen.
Am Abend bleiben i.d.R. wesentliche Aufgaben liegen.
Durch stetiges Krisenmanagement kann ich kaum planen.
Ich fühle mich fremdgesteuert.
Meine Kollegen sehen oft andere Prioritäten als ich.
Ich helfe mehr anderen als dass ich zu meinen eigenen Aufgaben komme.
Mir fällt es schwer, Nein zu sagen.
Ich tendiere dazu, manchmal zu schnell zu sein und Aufgaben nochmal machen zu müssen.
Pausen machen wird bei uns nicht gerne gesehen.
Ich vergesse oft Pausen zu machen, worunter meine Gesundheit und Leistungsfähigkeit leidet.
Ich tendiere dazu, Aufgaben parallel zu bearbeiten.
Ich fühle mich oftmals überlastet.
Stressmanagement

Pomodoro-Technique und die AUA-Liste

Heute möchte ich Ihnen ein verblüffend einfaches, aber dennoch sehr hilfreiches Tool für das eigene Zeitmanagement vorstellen. Teils als Not-to-do-Liste bekannt, nenne ich sie die Aua-Liste.

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an Ihrem Arbeitstisch und werkeln vor sich hin. Doch immer, wenn Sie gaaanz  knapp davor sind, in einen guten Flow zu kommen, taucht mal wieder ein kleines Monster namens Zeitdieb auf. Schau’n wir uns mal an, was wir hier alles haben:

  • z.B. ein kleines „ich will es meinen Kollegen recht machen und kann deshalb schlecht Nein sagen“-Monster
  • oder ein „hoppla! das hab ich doch glatt vergessen“-Monster
  • oder auch ein „das ist aber spannend“-Monster

Und schon sind wir draußen aus unserem Beinahe-Arbeitsfluss (neudeutsch: Workflow) und kommen nur wieder schwer in die Gänge. Facebook, „und dann sollte ich noch einkaufen“, „und den sollte ich noch anrufen“, und und und ist da einfach zu verlockend!

Was also tun?

Kommt jetzt endlich die AUA-Liste? Einen Moment Geduld noch! Sie kommt gleich.

Doch zuerst gibt es noch eine kleine Methode namens Pomodoro-Technique (siehe hier:http://www.pomodorotechnique.com). In aller Kürze:

  • Nehmen Sie eine Eieruhr (es muss ja nicht immer eine in Tomatenform sein!) und stellen diese auf 1 – 1/2  Stunden ein.
  • Machen Sie sich an eine Aufgabe, die ein wenig länger braucht.
  • Schalten Sie äußere Störquellen nach Möglichkeit ab.
  • Immer wenn eine innere Störung kommt (das sind ja dann wohl „Gedanken und Ideen“), schreiben Sie diese auf einen Zettel und machen weiter mit Ihrer ursprünglichen Tätigkeit.

Und nun endlich: die AUA-Liste:

Fertigen Sie, bevor Sie sich an den Schreibtisch setzen eine Liste mit Tätigkeiten an, die Sie heute auf keinen Fall tun wollen, z.B.:

  • kein Facebook
  • keine Recherche im Internet über 1 Stunde
  • keinen Anruf von XY entgegennehmen
  • usw.

Damit briefen Sie Ihr Gehirn. Und vermutlich wissen Sie jetzt auch, warum ich der Liste diesen Namen gebe: immer dann, wenn Sie doch gegen Ihre eigenen Regeln verstoßen, bekommen Sie einen kleinen inneren geistigen Stromstoß!

 

Stressmanagement

Die Ideen-Liste

Eine Ideen-Liste fokussiert

Sie laborieren an etwas, das Sie immer wieder von Ihrer eigentlichen Tätigkeit ablenkt?

In einem anderen Artikel stellte ich für Ablenkungen die Pomodoro-Technique und AUA-Liste vor.

Doch manchmal sagt Ihnen Ihr Körper durch sein Abschweifen:

Mach mal eine Pause! Mach mal was ganz anderes!

Nun gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Sie bleiben dran und quälen sich durch den Tag. Nicht gerade sinnvoll und v.a. unproduktiv! Außerdem landen Sie dann nur allzuoft auf Internetseiten, von denen Sie nicht wissen, wie sie dahin gekommen sind.

2. Sie fertigen eine Liste an mit lauter Tätigkeiten, die Sie

  • schon immer machen wollten,
  • die Ihnen gut tun und Ihnen helfen zu entspannen und zu regenerieren,
  • die gut für die Beziehungspflege sind, usw.

Wichtig: Auf der Liste sollten nur Tätigkeiten stehen, die Spaß machen. Offensichtliche Arbeitstätigkeiten haben hier nichts verloren.

Der Effekt: Die nutzen Ihre Zeit sinnvoll mit vermeintlich unsinnigen (weil nicht direkt Arbeit) Tätigkeiten.

Change, Stressmanagement

Die 5S-Methode

Schön, wenn wir Beinfreiheit haben und unsere Kreativität ausleben können. Doch ab und an wächst sich die Kreativität zu einem kaum noch zu bändigenden Chaos aus und wir hätten einfach gerne ganz banal ein wenig mehr Ordnung und Struktur im Leben oder schlicht und ergreifend am Schreibtisch. Doch leider ist es nicht so einfach, die alte Routine des „da liegt es ja eigentlich ganz gut“ zu verändern. Viele von Ihnen können hier sicherlich ein Liedchen davon singen. Hier kann die sehr einfache, aber genau deshalb so erfolgreiche 5S-Methode zur Arbeitsplatzorgansiation und -standardisierung gute Dienste leisten, um die Arbeitseffizienz und Produktivität durch verringerte Suchzeiten zu erhöhen.

Und so geht’s:

1. (Aus-)Sortieren

Wenn Sie Ihren Arbeitsplatz durchgehen: Was davon brauchen Sie 5S-Methodewirklich und was nicht? Was brauchen Sie häufiger und was weniger häufig? Gibt es Orte, an denen manche Dinge besser aufgehoben wären (Lager, Keller, Kollege)? Können Sie manche Dinge komplett entsorgen, weil Sie sie niemals benutzen? Aussortiert bzw. gelöscht werden können aber auch e-mails oder alte Dateien. Und weiter: Denken Sie bei manchen Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste, die Sie ungern machen wollen, genau darüber nach, warum dies so ist. Und dann heißt es:Change it, love it oder leave it. Sprich: Kann ich etwas verändern? Wenn nein, gibt es nur zwei weitere Möglichkeiten: Akzeptieren und lieben lernen oder (vielleicht doch lieber dieses Facebook-Kontakt) löschen!? Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, ob Sie etwas „löschen“ können, richten Sie dafür einen vorübergehenden Platz ein und verfassen dem „Ding“ ein Haltbarkeitsdatum: Wenn sich nicht innerhalb des nächsten Monats ein Nutzen ergibt: Weg damit. Stellen Sie sich im Zweifel die Frage, die wir auch aus dem Linder-Axiom kennen: Was kostet mich eine Neuanschaffung und was kostet mich die Lagerung (inkl. Abstauben und Nerven)?

Effekt: Mehr Übersicht, Platzgewinn, Gedanken über Wertigkeit

2. Systematisieren und ordnen

Schauen Sie sich in Ihrer Arbeitsumgebung um und betrachten Sie die Anordnung der Gegenstände. Haben Sie alles in greifbarer Nähe, was Sie für die tägliche Arbeit benötigen? Finden Sie alles auf Anhieb oder müssen Sie Papierstapel wegschieben und durchwühlen? Vielleicht hilft Ihnen eine kleine Skizze Ihrer Greif- oder Laufwege. Das Faultier in uns sagt: Der Weg eines Dokumentes von Ihrer Hand zu seinem angestammten Ort muss so kurz wie möglich sein. Manchmal sind zur Hilfe entsprechende Markierungen und Beschriftungen (z.B. auf Ordnern) sinnvoll, um Dinge auch langfristig an den gleichen Orten wiederzufinden. Auch die üblichen Reiter und Unterteilungen in Ordnern und Schubfächern sind unumgänglich. Überlegen Sie, wie lange Sie benötigen, um etwas zu finden. Ist es bei einem regelmäßig benutzen Objekt (z.B. ein Taschenrechner) länger als 1 Minute, sollten Sie darüber nachdenken, was Sie verändern können.

Effekt: Übersichtlichkeit, schneller Zugriff, Zeitgewinn, Stressverminderung, Fehlervermeidung

3. Sauberkeit

Hier geht es nicht nur darum, den Arbeitsplatz zu säubern, um ihn für sich selbst, für Kunden und Kollegeneinladender zu machen, sondern auch um den Aspekt der Gesundheit bzw. des Ausschaltens von Gefahrenquellen. Der Reinigungsaspekt kann sich sowohl auf die reale als auch virtuelle Welt beziehen (Stichwort: Virenscanner, um den Computer wieder schneller zu machen). Zudem sollten Bedingungen geschaffen werden, damit das Reinigungspersonal auch reinigen kann (z.B. leere Tische).

Effekt: Vorbeugende Wartung durch Mängelerkennung, Erhöhung der Arbeitssicherheit, höhere Motivation der Mitarbeiter durch Wohlbefinden, Langlebigkeit der Akten, Werterhaltung

4. Standardisierung und Routinen

Die erarbeiteten Grundlagen werden in diesem Schritt standardisiert und auf andere Arbeitsplätze, an denen gleiche Tätigkeiten ausgeführt werden, übertragen. Um auch langfristig erfolgreich zu sein, lohnt es sich die „Fünf-Minuten-Regel“ einzuführen. In so mancher Ausgabe der „Brigitte“ wird schon seit vielen Jahren der morgendliche 15-Minuten-Gang durch die Wohnung propagiert, um erstmal ganz paretotechnisch das Gröbste aufzuräumen. Warum also nicht auch im Büro? Jeder Mitarbeiter nimmt sich folglich einmal täglich fünf Minuten Zeit, am besten gleich am frühen Morgen, um auf seinem Arbeitsplatz wieder die herkömmliche Ordnung herzustellen und somit auch beizubehalten. So können auch Tagesroutinen eingeführt werden wie:

  • 8:00-8.30 die wichtigsten Mails beantworten,
  • Tagesübersicht erstellen bis 9.00. Auf der To-Do-Liste die 1-3 wichtigsten Aufgaben markieren und die ersten Schritte dazuschreiben,
  • 9-12.00 Kundenkontakte, dazwischen an den anstehenden Aufgaben arbeiten. Usw.

Sich (neue) Routinen anzueignen heißt aber auch alte Routinen zu verändern. Überlegen Sie sich daher bei jedem mal, wenn Sie etwas ablegen wollen: Passt es dorthin? Wenn nein: Legen Sie es an seinen angestammten Platz oder finden Sie einen geeigneten. Stellen Sie sich die Frage: Was habe ich mir über die Zeit hinweg angewöhnt (z.B. Mappe herausnehmen und nicht mehr zurücklegen) und was möchte ich verändern? Auf Teamebene haben sich für Routinen sogenannte One-Page-Standards (Infografiken, Prozessabläufe, Entscheidungsbäume o.ä.) als erfolgreich herauskristallisiert.

Dazu Erkenntnisse aus der Lernpsychologie:

1. Machen Sie mind. jeden 2.Tag etwas für Ihre Ordnung.

2. Halten Sie die neuen Gewohnheiten 4-6 Wochen durch.

Erst dann kann eine neue zur alten Gewohnheit werden.

Effekt: Neue Gewohnheiten werden trainiert, der Standard wird gehalten und wirkt sich auch schnell auf die Umgebung (z.B. neue Mitarbeiter) aus. Wenn die neuen Routinen zu alten Routinen werden, läuft alles von alleine.

5. Selbstdisziplin und Motivation

Der letzte Punkt ist eigentlich ein Metapunkt, denn ohne Selbstdisziplin funktionieren auch die anderen 4S nicht.Für dauerhafte Erfolge ist folglich Selbstdisziplin unabdingbar. Stellen Sie sich Fragen wie:

  • Warum ist mir die Ordnung am Arbeitsplatz so wichtig?
  • Inwieweit kann ich mich dann besser auf meine Arbeit konzentrieren?
  • Wie könnte meine Arbeit in der Zukunft aussehen?
  • Was würde mein Umfeld sagen?
  • Welche verdeckten Gewinne habe ich, wenn alles beim alten bleibt (z.B. wer sucht, muss nicht arbeiten und kann sich mit gleichgesinnten über sein Chaos unterhalten oder den beliebten Spruch „das Genie usw.“ als Banner vor sich hertragen)?
  • Wie kann ich es schaffen, mich (oder mein Team) entsprechend zu motivieren?

Die Erkenntnisse können von motivierenden Zukunftsvisionen (z.B. als Grafik der Laufwege) über das Bloßlegen der eigenen Stolpersteine bis hin zu einfachen Belohnungen gehen.

Effekt: Die Umgewöhnung beginnt Spaß zu machen. Der vermeintliche Widerspruch zwischen Ordnung und Kreativität löst sich auf.

Wissensmanagement und Kooperation

Whitepaper – Wikis und Weblogs

Für beide Medien gilt: Technologien werden nur genutzt, wenn die Nutzer sie als

  1. benutzerfreundlich einschätzen und
  2. der Nutzen erkannt wird.

1 Weblogs: Ideal für Diskussionen und Entscheidungen

In Weblogs können Themen gestartet und diskutiert werden. Ein neues Thema erscheint dabei immer ganz oben in der Seite, während durch die Meinungen anderer ‚Kommentarbäume‘ entstehen. Dabei bleibt der Ursprungsartikel bestehen und wird nicht wie in einem Wiki weiterverarbeitet. Zwar werden die Themen kategorisiert, um auch ältere Themen gut wiederzufinden. Allerdings eignen sich Weblogs weniger, um Themen prozessorientiert weiterzuentwickeln, sondern mehr um Meinungen zu bestimmten Themen einzuholen, Diskussionen anzuzetteln und damit auch Entscheidungen zu forcieren – oder auch, um top-down als Alternative zu emails Mitarbeiter über die eigenen Tätigkeiten zu informieren. Sollte es sich allerdings um Informationen mit einer zeitlichen Dringlichkeit handeln, ist es nach wie vor sinnvoller, diese nach dem Push-Prinzip per email mitzuteilen.

Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter hat eine bestimmte Erfahrung mit einem Kunden gemacht bzw. eine bestimmte Problemlösung angeboten, die so oder so ankam. Wenn es nun darum geht, einen Service Blueprint zu entwickeln, sind Wikis wesentlich besser geeignet. Wenn es aber darum geht, die Meinungen anderer einzuholen, sind Weblogs genau das richtige Medium.

Eine Umfrage unter Microsoft-Mitarbeitern zur Nutzung von Weblogs ergab folgende Punkte:

  • der Leidenschaft für die Arbeit Ausdruck geben
  • direkte, schnelle Kommunikation mit anderen
  • die eigene Arbeit dokumentieren, beschreiben und organisieren

Good Practice

Eine Gefahr besteht darin, dass Weblogs als Einbahnstraßen-Informationsquelle betrachtet werden. Viele Mitarbeiter scheuen sich oder sehen gar nicht die Notwendigkeit, Kommentare abzugeben. Daher sollte der Wunsch nach Kommentaren kommuniziert werden, um hier Klarheit zu schaffen. Ebenso wichtig ist eine gewisse Regelmäßigkeit, gerade weil Weblogs eher nach dem Pull-Prinzip funktionieren.

2 Wikis: Ideal zur Lösungssuche und für Prozessentwicklungen

In Wikis können Mitarbeiter gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Dadurch ergibt sich eine gewisse Dynamik, die in Weblogs nicht möglich ist. Voraussetzung dafür sind eher feste, kleinere Gruppen bzw. eine kleinere Anzahl aktiver Teilnehmer, um die gemeinsame Bearbeitung nicht in ein Chaos ausarten zu lassen. Andererseits besteht für die Größe der Leser keine Beschränkung.

Wikis sind daher ideal, um neue, innovative Lösungen für Probleme oder Prozessabläufe zu entwickeln. Sie sind aufgrund der Wissensvertiefung in aller Regel nachhaltiger als Weblogs, d.h. sie werden länger genutzt und die Frequenz der Zugriffe ist höher.

Auch für Wikis gilt: Wenn bereits einige Inhalte eingestellt sind, ergibt sich schneller ein größerer Sog aufgrund der Reziprozitäts-(Wiedergutmachungs-)Regel.

3 Nutzen von Wikis und Weblogs (v.a. aus Mitarbeitersicht)

Potentiell sind Weblogs als auch Wikis auch für große Gruppen geeignet. Allerdings bieten kleinere, exklusivere Gruppen den Vorteil, die Hemmschwelle geringer zu halten.

Unabhängig von den verschiedenen Nutzungsmöglichkeiten gibt es dennoch Gemeinsamkeiten in Nutzen und Hindernissen.

Der Nutzen von Weblogs und Wikis

  • Andere über die eigene Arbeit informieren und relevante Informationen finden
  • weniger emails schreiben / bekommen
  • an weniger Meetings teilnehmen
  • Austausch über Privates (kann auch als Eisbrecher eingesetzt werden)
  • langfristig: Verbesserung der internen Kommunikation, da v.a. in Wikis ein Austausch auch über Hierarchiegrenzen hinweg genutzt wird

Aus Flow-Prozessen wissen wir, wie wichtig Feedbackprozesse sind. Hier können Weblogs und Wikis eine gute Alternative sein, mit den entscheidenden Vorteilen:

  1. immer verfügbar zu sein,
  2. dauerhaft verschriftlicht zu werden und
  3. genau die richtige Person für das eigene Problem zu finden.

Nutzen Wikis (eher bottom-up)

  • Transparenz und Durchsuchbarkeit der Wissensbasis
  • Prozesse und Arbeitsabläufe durchleuchten und verbessern und dadurch Arbeitserleichterung
  • freie Kapazitäten zur Dokumentation nutzen
  • Erhöhung der persönlichen Reputation

Nutzen Weblogs (eher top-down)

  • Beschleunigung der internen Kommunikation und Aktualitätsbezug der Informationen
  • Transparenz über Wissensträger und Organisation
  • Infoflut reduzieren

4 Hindernisse bei der Einführung von Wikis und Weblogs

  • Aufwand von Einstellen und Suchen von Informationen
  • zu wenige / unregelmäßige Beiträge
  • zu wenige Mitarbeiter erstellen Beiträge
  • zu viel Transparenz über die eigenen Tätigkeiten
  • Zugriffs- und Bearbeitungsrechte
  • eigene Inhalte sollen nicht verändert werden

5 Erfolgsfaktoren

  • Einführung, Akzeptanz und sanfter Druck von oben
  • Einbinden der Mitarbeiter und Aufbau von Vorzeigewikianern/-bloggern über persönliche Ansprache von Autoren, um ein engagiertes Kernteam zu bekommen
  • konkrete Einsatzszenarien, Initiierung einer Kommunikationskultur und Roll-out mit Inhalten
  • Aktiver Abbau von Schreibbarrieren
  • Regelmäßigkeit der Beiträge
  • Integration in den Arbeitsalltag, insbesondere über genügend Ressourcen (v.a. Zeit)

Literaturtipps:

Stocker, Tochtermann – Wissenstransfer mit Wikis und Weblogs

Pircher – Wissensmanagement, Wissenstransfer, Wissensnetzw