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Aufschieberitis und Perfektionismus

Untersuchungen vermuten, dass etwa 24% aller Menschen gerne Aufgaben aufschieben. In Wirklichkeit wird die Zahl (wenn ich so meine Zeitmanagement-Seminare scanne) weit größer sein.

Aufschieberitis ist folglich ein weitverbreitetes Phänomen und geht meist auf vielerlei Ursachen zurück, unter anderem die Angst vor Versagen, Perfektionismus, ein niedriges Niveau an Selbstkontrolle, die Tendenz, Projekte als Ganzes zu sehen, anstatt sie in kleinere Teile aufzusplitten oder auch die Unfähigkeit, Zeitabschnitte genau abzuschätzen.

Mit einer kleinen paradoxen Übung lässt sich bereits einiges im Blick auf den Perfektionismus erreichen: Setzen Sie Ihrem strengen „Ich muss alles perfekt machen“-Antreiber einen inneren Erlauber entgegen, der z.B. sagt:“Ich werde alles tun, was ich kann, aber darf auch mal einen Fehler machen“.

Das subjektive Zeitparadoxon

Das subjektive Zeitparadoxon besagt, dass uns intensiv verbrachte Zeit, z.B. im Urlaub oder jedesmal, wenn wir etwas Neues machen, währenddessen sehr kurz(weilig) vorkommt. Im nachhinein erscheint sie uns allerdings als sehr ausgefüllt. Dahingegen empfinden wir Tätigkeiten wie Routinearbeiten als eher langatmig. Anschließend fühlt sich die so verbrachte Zeit als sehr kurz (beinahe wie geraubte Zeit) an. Dieses Kurz-Lang und Lang-Kurz-Phänomen wird jedoch in letzter Zeit immer mehr durch die modernen Medien konterkariert, die uns in ein Kurz-Kurz-Empfinden manövrieren: Die Zeit, die wir z.B. beim Internetsurfen verbringen erscheint uns sehr kurzweilig, da wir – anders als vor dem Fernseher – direkt und aktiv daran beteiligt sind. Im Nachhinein erscheint sie uns allerdings leider ebenso kurz und wenig erinnerungswürdig.

Spannende Versuche dazu finden Sie hier (externer Link): link

Wie könnte folglich ein Fazit lauten:

  • Ein stückweit ist dieses Paradoxon sehr sinnvoll: Wir können schließlich nicht andauernd und pausenlos Spannung ertragen oder diese Spannung künstlich befeuern. Vielleicht würden wir dann alle kaum älter werden als die gerade eben verstorbene Amy Winehouse. Nehmen wir einmal an, Amy hätte auf ihrer Überholspur doppelt so schnell gelebt. Dann wäre sie immerhin umgerechnet 54 geworden und nicht 27. Und mit Jimi Hendrix oder Jim Morrison wäre es sicherlich ähnlich. Wir alle brauchen eben auch ein paar Ruhephasen, um alt zu werden.
  • Folglich ist es wohl die klassische 50/50-Balance, die uns gut tut. Die Balance zwischen Neuem und Sicherem. Im Marketing gilt die Regel: Der Kunde braucht 50% Sicherheit und Bekanntes und 50% Neues. Sonst bekommt er entweder Angst, kann das Neue nicht einordnen oder springt andernfalls einfach nicht auf das zu verkaufende Produkt an. So oder so ähnlich lässt sich dies natürlich auch auf unser Restlalltagsleben übertragen. Dazu passt auch ein wunderbarer Spruch, den ich einmal von Tita von Hardenberg aufschnappte: Wir sollten uns angewöhnen, einmal in der Woche einen Weg zu gehen, den wir noch nie gegangen sind und mit einem Menschen zu sprechen, mit dem wir noch nie gesprochen haben. Das hält das Gehirn jung und wir bleiben damit auf Trab.
  • Wenn Sie also wollen, dass Ihr Leben sich im Nachhinein als ausgefüllt anfühlt, sollten Sie in den Momenten, in denen Sie die Wahl haben, d.h. in aller Regel in der Freizeit, Dinge tun, die genau diese Mischung aus Spannung und Abenteuer einerseits und Erholung und Entspannung andererseits ausmacht. Wenn möglich wäre es natürlich auch im Beruf mehr als wünschenswert, genau diese Mischung zu haben.

Arbeitsstil-Analyse

Wo befinden sich die Baustellen in Ihrem Arbeitsstil (Arbeitsorganisation, Aufschieberitis, Prioritäten setzen, Nein sagen, Umgang mit Stress)? Welche Baustelle würden Sie gerne angehen? Wenn wir einen Zukunftsblick wagen: In einem halben Jahr hat sich in genau dieser Baustelle etwas zum besseren verändert. Woran würden Sie dies merken?

ja stimmt weitgehend stimmt eher nicht nein
Mein Schreibtisch ist in der Regel chaotisch.
Ich arbeite nicht mit Todo-Listen o.ä.
Ich verliere oft den Überblick über meine Aufgaben.
Eingehende e-mails bleiben oft lange liegen.
Ich vergesse häufig Unterlagen o.ä., wenn ich zu einer Besprechung gehe.
Ich vergesse häufig Termine.
Es fällt mir schwer, Aufgaben zeitlich einzuschätzen.
„Projekte“ gehen oftmals so ineinander über, dass es kaum die Möglichkeit eines guten Abschlusses gibt.
Ich schiebe gerne mal unangenehme Sachen auf.
Es fällt mir schwer, ganz bei einer Sache zu bleiben.
Häufig fällt es mir schwer Prioritäten zu setzen.
Am Abend bleiben i.d.R. wesentliche Aufgaben liegen.
Durch stetiges Krisenmanagement kann ich kaum planen.
Ich fühle mich fremdgesteuert.
Meine Kollegen sehen oft andere Prioritäten als ich.
Ich helfe mehr anderen als dass ich zu meinen eigenen Aufgaben komme.
Mir fällt es schwer, Nein zu sagen.
Ich tendiere dazu, manchmal zu schnell zu sein und Aufgaben nochmal machen zu müssen.
Pausen machen wird bei uns nicht gerne gesehen.
Ich vergesse oft Pausen zu machen, worunter meine Gesundheit und Leistungsfähigkeit leidet.
Ich tendiere dazu, Aufgaben parallel zu bearbeiten.
Ich fühle mich oftmals überlastet.

Pomodoro-Technique und die AUA-Liste

Heute möchte ich Ihnen ein verblüffend einfaches, aber dennoch sehr hilfreiches Tool für das eigene Zeitmanagement vorstellen. Teils als Not-to-do-Liste bekannt, nenne ich sie die Aua-Liste.

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen an Ihrem Arbeitstisch und werkeln vor sich hin. Doch immer, wenn Sie gaaanz  knapp davor sind, in einen guten Flow zu kommen, taucht mal wieder ein kleines Monster namens Zeitdieb auf. Schau’n wir uns mal an, was wir hier alles haben:

  • z.B. ein kleines „ich will es meinen Kollegen recht machen und kann deshalb schlecht Nein sagen“-Monster
  • oder ein „hoppla! das hab ich doch glatt vergessen“-Monster
  • oder auch ein „das ist aber spannend“-Monster

Und schon sind wir draußen aus unserem Beinahe-Arbeitsfluss (neudeutsch: Workflow) und kommen nur wieder schwer in die Gänge. Facebook, „und dann sollte ich noch einkaufen“, „und den sollte ich noch anrufen“, und und und ist da einfach zu verlockend!

Was also tun?

Kommt jetzt endlich die AUA-Liste? Einen Moment Geduld noch! Sie kommt gleich.

Doch zuerst gibt es noch eine kleine Methode namens Pomodoro-Technique (siehe hier:http://www.pomodorotechnique.com). In aller Kürze:

  • Nehmen Sie eine Eieruhr (es muss ja nicht immer eine in Tomatenform sein!) und stellen diese auf 1 – 1/2  Stunden ein.
  • Machen Sie sich an eine Aufgabe, die ein wenig länger braucht.
  • Schalten Sie äußere Störquellen nach Möglichkeit ab.
  • Immer wenn eine innere Störung kommt (das sind ja dann wohl „Gedanken und Ideen“), schreiben Sie diese auf einen Zettel und machen weiter mit Ihrer ursprünglichen Tätigkeit.

Und nun endlich: die AUA-Liste:

Fertigen Sie, bevor Sie sich an den Schreibtisch setzen eine Liste mit Tätigkeiten an, die Sie heute auf keinen Fall tun wollen, z.B.:

  • kein Facebook
  • keine Recherche im Internet über 1 Stunde
  • keinen Anruf von XY entgegennehmen
  • usw.

Damit briefen Sie Ihr Gehirn. Und vermutlich wissen Sie jetzt auch, warum ich der Liste diesen Namen gebe: immer dann, wenn Sie doch gegen Ihre eigenen Regeln verstoßen, bekommen Sie einen kleinen inneren geistigen Stromstoß!