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Input und Output

Umgang mit der Informationsflut

Im Zeitmanagement gibt es die Regel: An normalen Tagen, das heißt nicht in Einarbeitungsphasen, nach dem Urlaub oder nach einer Erkrankung, sollte die Menge der Informationsflut kleiner sein als der Output an Entscheidungen und Aktivitäten. Die vermeintlich banale Regel kann eine entscheidende Wirkung auf Ihren Umgang mit der täglichen Informationsflut haben. Sie kann zu eine Art innerer Kompass werden.

Da Menschen grundsätzlich das Bedürfnis haben, etwas zu erschaffen, das heisst, tätig zu werden, und sich nicht nur mit Informationen vollzufüllen, erscheint mir diese Regel auch über die Arbeit hinaus als wichtige Lebensmaxime: Mehr Eigenaktivitäten (die Erschaffung von ‚Kunst‘) und Kommunikation (die Erschaffung von gemeinsamen Gedankenwelten) machen sicherlich glücklicher als Fernsehen und Konsum.

Das Linder-Axiom

Das Linder-Axiom (nach Staffan B. Linder, 1970) besagt: Je mehr wir uns leisten können, und je mehr Wünsche wir haben, desto weniger Zeit bleibt dafür übrig. Zeit wird dadurch zum Gegenwert des Wohlstands. Im Detail bedeutet dies:

  • Anschaffungen kosten Geld, Lagerung kostet Raum, Besitz kostet Pflege (auch Abstauben), Schränke, Reparaturen.
  • Einkaufen kostet Zeit, Suche nach den Dingen kostet teils mehr Zeit, als einfach neu zu kaufen.
  • Alte Dinge halten und in der Vergangenheit fest.

Auf den Punkt gebracht: Je besser es uns geht, desto mehr Dinge besitzen wir, die wir pflegen müssen, desto weniger Zeit haben wir für andere Dinge wie z.B. Beziehungspflege(!).

Während der Zeit, all die schönen Computer und Küchengeräte zu warten und zu putzen, benötigen wir zudem mittlerweile wesentlich mehr Zeit zum Einkaufen als früher, da die kleinen Supermärkte um die Ecke nicht mehr da sind. Es heißt also: Wie gewonnen so zerronnen.

Freiraum und Fokussierung

Freiraum – ein Wunschtraum?

Stellen Sie sich vor, jemand würde Sie von einem Tag auf den anderen von all Ihren Aufgaben befreien. Was würde dann noch von Ihnen übrig bleiben?

(Bitte machen Sie jetzt eine kurze dramatische Pause! Danke)

Dies erscheint uns beinahe genauso paradox wie die Frage: Was bleibt von uns übrig, wenn wir alle Rollen, die wir inne haben, einfach mal für ein zwei Tage abgeben würden? Einfach weg mit der Verantwortung, mit den Tätigkeiten und mit der Prägung unseres Ichs durch unsere Aufgaben. Zugegeben, das ist schon eine seltsame Vorstellung und die Meinungen gehen hier naturgemäß ins Extreme: Entweder bleibt dann gar nichts mehr von uns übrig. Oder aber irgendetwas in uns, eine Art letzte Steuerinstanz, ein Humunculus hinter dem Humunculus, ist noch da und schaut sich das Ganze aus der Vogelperspektive an.

Nachdem Sie sich hoffentlich von einem ersten Schrecken erholt haben, könnte sich dieser Zustand ganz entspannend anfühlen. Wow! Niemand will etwas von mir. Ich habe heute keine anstehenden Aufgaben zu erledigen. Ich kann vielleicht sogar Urlaub von mir selbst nehmen!

Und eigentlich ist es genau das, um was es im Selbst-, Stress– und Zeitmanagement geht:

  • Abschalten lernen, um seine Balance nicht zu verlieren.

  • Sich nicht vereinahmen lassen von stressigen, anstehenden Aufgaben.

  • Und natürlich fit zu sein für neue Herausforderungen und sich ganz gezielt auf aktuelle Tätigkeiten konzentrieren.

Das heisst in anderen Worten: ein gutes Selbst- und Zeitmanagement sollte dafür sorgen, dass Sie Ihre ganz persönliche Balance finden zwischen Freiraum und Fokussierung.

Ein Möglichkeit dazu bietet die Methode „Getting Things Done“. David Allen beschreibt in seinen Büchern genau dieses Wechselspiel als Garant für Effektivität und Effizienz im Arbeiten, aber ebenso für die Chance, die eigene Balance zu erhalten und so seinen Stress zu reduzieren bzw. zu kontrollieren. Getting Things Done wird u.a. gut auf Wikipedia beschrieben: http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

Doch wenn Sie sich nur online über Getting Things Done erkundigen, ergeht es Ihnen evtl. so wie mir. Denn zu Beginn dachte ich, Getting Things Done wäre eine rein technische Angelegenheit aus unterschiedlichen To-Do-Listen und Ablaufplänen. Doch weit gefehlt: In den Büchern von David Allen kommen v.a. auch die philosophischen Aspekte dieser Methode zum Tragen. Daher von meiner Seite aus: dicke Kaufempfehlung.

Fazit:

  1. Gewinnen Sie genügend Freiraum, um Ihren Kopf frei zu bekommen. Dies hilft Ihnen dabei, produktiver, kreativer und entspannter zu sein. Möglich wird dies v.a. durch Aufschreiben Ihrer Aufgaben, Planung in thematischen Blöcken und projektmanagementähnlichen Ablaufplänen.

  2. Konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben, die aktuell anstehen. Dies fällt Ihnen umso leichter, wenn Sie zuvor alle anderen nicht anstehenden Aufgaben aufgeschrieben haben, um sich nicht daran erinnern zu müssen.

  3. Arbeiten Sie mit Erinnerungsmarkern, z.B. automatische emails an sich selbst, Terminkalender oder Monats-Hängeregistern, um nicht daran denken zu müssen, dass Sie an etwas denken sollten.

Aufschieberitis und Perfektionismus

Untersuchungen vermuten, dass etwa 24% aller Menschen gerne Aufgaben aufschieben. In Wirklichkeit wird die Zahl (wenn ich so meine Zeitmanagement-Seminare scanne) weit größer sein.

Aufschieberitis ist folglich ein weitverbreitetes Phänomen und geht meist auf vielerlei Ursachen zurück, unter anderem die Angst vor Versagen, Perfektionismus, ein niedriges Niveau an Selbstkontrolle, die Tendenz, Projekte als Ganzes zu sehen, anstatt sie in kleinere Teile aufzusplitten oder auch die Unfähigkeit, Zeitabschnitte genau abzuschätzen.

Mit einer kleinen paradoxen Übung lässt sich bereits einiges im Blick auf den Perfektionismus erreichen: Setzen Sie Ihrem strengen „Ich muss alles perfekt machen“-Antreiber einen inneren Erlauber entgegen, der z.B. sagt:“Ich werde alles tun, was ich kann, aber darf auch mal einen Fehler machen“.

Das subjektive Zeitparadoxon

Das subjektive Zeitparadoxon besagt, dass uns intensiv verbrachte Zeit, z.B. im Urlaub oder jedesmal, wenn wir etwas Neues machen, währenddessen sehr kurz(weilig) vorkommt. Im nachhinein erscheint sie uns allerdings als sehr ausgefüllt. Dahingegen empfinden wir Tätigkeiten wie Routinearbeiten als eher langatmig. Anschließend fühlt sich die so verbrachte Zeit als sehr kurz (beinahe wie geraubte Zeit) an. Dieses Kurz-Lang und Lang-Kurz-Phänomen wird jedoch in letzter Zeit immer mehr durch die modernen Medien konterkariert, die uns in ein Kurz-Kurz-Empfinden manövrieren: Die Zeit, die wir z.B. beim Internetsurfen verbringen erscheint uns sehr kurzweilig, da wir – anders als vor dem Fernseher – direkt und aktiv daran beteiligt sind. Im Nachhinein erscheint sie uns allerdings leider ebenso kurz und wenig erinnerungswürdig.

Spannende Versuche dazu finden Sie hier: link

Wie könnte folglich ein Fazit lauten:

  • Ein stückweit ist dieses Paradoxon sehr sinnvoll: Wir können schließlich nicht andauernd und pausenlos Spannung ertragen oder diese Spannung künstlich befeuern. Vielleicht würden wir dann alle kaum älter werden als die gerade eben verstorbene Amy Winehouse. Nehmen wir einmal an, Amy hätte auf ihrer Überholspur doppelt so schnell gelebt. Dann wäre sie immerhin umgerechnet 54 geworden und nicht 27. Und mit Jimi Hendrix oder Jim Morrison wäre es sicherlich ähnlich. Wir alle brauchen eben auch ein paar Ruhephasen, um alt zu werden.
  • Folglich ist es wohl die klassische 50/50-Balance, die uns gut tut. Die Balance zwischen Neuem und Sicherem. Im Marketing gilt die Regel: Der Kunde braucht 50% Sicherheit und Bekanntes und 50% Neues. Sonst bekommt er entweder Angst, kann das Neue nicht einordnen oder springt andernfalls einfach nicht auf das zu verkaufende Produkt an. So oder so ähnlich lässt sich dies natürlich auch auf unser Restlalltagsleben übertragen. Dazu passt auch ein wunderbarer Spruch, den ich einmal von Tita von Hardenberg aufschnappte: Wir sollten uns angewöhnen, einmal in der Woche einen Weg zu gehen, den wir noch nie gegangen sind und mit einem Menschen zu sprechen, mit dem wir noch nie gesprochen haben. Das hält das Gehirn jung und wir bleiben damit auf Trab.
  • Wenn Sie also wollen, dass Ihr Leben sich im Nachhinein als ausgefüllt anfühlt, sollten Sie in den Momenten, in denen Sie die Wahl haben, d.h. in aller Regel in der Freizeit, Dinge tun, die genau diese Mischung aus Spannung und Abenteuer einerseits und Erholung und Entspannung andererseits ausmacht. Wenn möglich wäre es natürlich auch im Beruf mehr als wünschenswert, genau diese Mischung zu haben.