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Empfehlungen zum Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

Studien belegen, dass Führungskräfte überproportional viel Zeit in die Lösung von Konflikten investieren. Dabei wird deutlich: Die kleinen Alltagsprobleme aufgrund von Stress sind es nicht, die Führungskräfte so viel Energie kosten, sondern die Beschäftigung mit dauerhaften, schwer zu lösenden Konflikten. Selbst wenn diese nicht allzu häufig vorkommen, kosten sie doch eine Menge Zeit und Nerven, insbesondere, wenn wir nicht nur die Durchführung der Konfliktklärungsgespräche, sondern auch die Vorbereitung und ständige geistige Beschäftigung mit dem Konflikt berücksichtigen. Von der bremsenden Energie im gesamten Team ganz zu schweigen.

Im Zentrum dieser Thematik stehen schwierige Mitarbeiter, die es schon immer gab, deren Auftreten jedoch nach meinen Seminar-Erfahrungen anscheinend zunimmt. Vielleicht, weil der Egoismus zunimmt, die Bindungsfähigkeit und das Aushalten anderer Meinungen abnimmt und die Unzufriedenheit vieler mit ihrem Leben im Allgemeinen zunimmt: „So vielen geht es besser. Nur mir nicht!“ Die Zunahme des Stresses am Arbeitsplatz durch Arbeitsverdichtung, Personalmangel, Ungewissheiten und der Gefahr biographischer Brüche tut das Übrige, um einen jahrelang vor sich hin brodelnden Vulkan zur Explosion zu bringen.

Im folgenden finden Sie 8 Empfehlungen zum möglichst produktiven Umgang mit schwierigen Mitarbeitern:

  1. Die Biographie Ihrer Mitarbeiter kennen(lernen): Zu wissen, was hinter schwierigen Typen steht, welche Geschichte sie mitbringen und welche Beweggründe sie haben, ist hilfreich, um offener mit ihnen umzugehen und Verständnis für sie aufzubringen.
  2. Die Auswirkungen von Stress kennen und Bedingungen für Normalität fördern: Während schwierige Konflikttypen unter Stress überreagieren, sind sie in Normalphasen meist sehr wertvoll. Lernen Sie diese Bedingungen der Normalphasen kennen und reflektieren Sie darüber, was Sie konkret tun können, um Stress zu reduzieren oder die Normalphasen auszudehnen.
  3. Teammitglieder entsprechend der Projektphasen einbinden: In jeder Projektphase sind andere Fähigkeiten der Teammitglieder wichtig. Zu Beginn sind versponnene, kreative Ideen wichtig, während später Kritik angebracht ist. Fragen Sie die Kompetenzen Ihrer Teammitglieder entsprechend der Projektphasen an, um sie gezielt(er) zu nutzen, zu kanalisieren und schwierigen Mitarbeitern so das Signal zu geben, dass sie wertvolle Teammitglieder sind, sofern sie lernen, ihre Eigenarten zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen.
  4. Offizielle und geheime Wünsche der Mitarbeiter erkennen und ansprechen: Jeder Mensch verfügt über offizielle und geheime Seiten. Ein Perfektionist könnte beispielsweise den Wunsch haben, viele Dinge auszuprobieren, traut sich jedoch nicht, weil er Angst vor Fehlern hat. Daher geht er den vermeintlich einfacheren Weg, indem er das, was er kann bis zum letzten Komma umsetzt. Wird er auf seine geheimen Wünsche angesprochen, wird er dies verleugnen. Seine Fähigkeiten der Zuverlässigkeit ausschließlich anzusprechen, liegt nahe, zementierte jedoch sein ohnehin vorhandenes Muster der Perfektion. Daher ist es wichtig, beides anzusprechen, denn: Wer so zuverlässig ist, sollte es sich gönnen, in einem kleinen Rahmen etwas ausprobieren, um auch darin – nach und nach – zuverlässiger zu werden.
  5. Kollateralschäden verhindern: Lernen Sie abzuschätzen, wann Sie bei einem schwierigen Mitarbeiter eingreifen sollten und welche Möglichkeiten Sie dafür haben, mit Unzufriedenheiten umzugehen, bevor sich die Unstimmigkeiten aufs Gesamtteam auswirken. Dies muss nicht immer in Randständigkeiten enden, sondern kann das Ziel anstreben, auf einer professionellen Ebene miteinander auszukommen, wenn geklärt wurde, dass Sympathie in der Arbeit nicht immer vorhanden sein muss.
  6. Eigene Schattenanteile erkennen: Erkennen Sie, warum genau dieser Typ Sie so sehr nervt und was dies mit Ihnen zu tun hat. Zeigt ein Mitarbeiter ein Verhalten, das Sie von sich selbst kennen, jedoch nicht mögen oder das Sie sich in Ihrer Position als Führungskraft nicht erlauben, zeigt er zum Beispiel Emotionen wie Leiden, Migräneattacken oder Grantigkeit, folgt der Mitarbeiter damit einem Bedürfnis, das Sie selbst, wenn es vorhanden ist, unterdrücken.
  7. Erkennen, wer im Falle eines „Angriffs“ das Ursprungsproblem hat: Lernen Sie zu erkennen, was an der Kritik oder einem Angriff eines unzufriedenen Mitarbeiters Ihr Problem ist und was nicht. Der „Angriff“ eines Nörglers „Das haben wir ja noch nie so gemacht“ ist zuallererst sein Problem und nicht Ihres. Und nur, wenn Sie diesen „Angriff“ nicht zu Ihrem machen, bewahren Sie sich vor einer Verteidigungshaltung und können in Folge den tieferen Kern der Unzufriedenheit des Nörglers klärend erfragen. Die Frage des Problemeigentums entscheidet auch darüber, welche Interventionsmöglichkeiten Sie anwenden sollten: Während Sie sich bei einem Frontalangriff mit der Gefahr nachhaltiger Kollateralschäden schützen bzw. Ihr Gegenüber in seine Grenzen verweisen sollten, ist es bei einer tiefgreifenden Unzufriedenheit Ihres Gegenübers sinnvoller, dieser fragend auf den Grund zu gehen, ohne sich zu verteidigen. Am Ende des Tages haben in der Regel beide, sowohl der Problemeigentümer als auch sein Gegenüber eine Verantwortung, das Ursprungsproblem gemeinsam zu lösen.
  8. Die Grenze der eigenen Handlungsfähigkeit erkennen und verdeutlichen: Bestimmen Sie für die Grenzen Ihrer Handlungsfähigkeit, der Machbarkeit, Ihrer Verantwortung und des Selbstschutzes. Denken Sie daran: Sie sind nicht nur für einzelne schwierige Teammitglieder zuständig, sondern für das gesamte Team. Zudem gibt es „Fälle“, die beim Therapeuten besser aufgehoben sind als bei Ihnen als Führungskraft. Persönliche Grenzziehungen beginnen damit, die Beratungszeit für ein besonders bedürftiges Teammitglied auf einen bestimmten Zeitraum zu begrenzen, beispielsweise eine persönliche Besprechung der positiven und negativen Vorkommnisse einmal pro Woche jeweils eine halbe Stunde lang. Sie setzen sich fort, indem Sie besonders redefreudigen Kollegen eine begrenzte Redezeit verordnen und enden damit, eine lange Phase intensiver Bemühung nicht frustriert, sondern offiziell nach rechtzeitiger Ankündigung und Absprache mit dem schwierigen Teamtypen zu beenden. Die Zusammenarbeit läuft freilich weiter, allerdings nur auf einer Ebene der reinen Notwendigkeiten.

Wie Sie diese 8 Punkte konkret umsetzen und sich als Führungskraft positionieren, erfahren Sie im Zwei-Tages-Intensiv-Seminar „Umgang mit schwierigen Mitarbeitern“.

Bei Interesse: info@m-huebler.de oder 0911 / 7662641

Stichwort: Schwierige Mitarbeiter

Team- und Organisationsentwicklung

Agile Teams – Selbstorganisierte Teams – Schwierige Teams

Wann denken Sie an eine Teamentwicklung jenseits von Teamphasen und Kletterpark? Die Arbeit verdichtet sich. Mitarbeiter sind unzufrieden. Führungskräfte fühlen sich zerrieben zwischen den Hierarchieebenen. Die Organisationsstrukturen sind verkrustet. Propagierte Veränderungen werden nun doch wieder zurückgenommen. Das gegenseitige Vertrauen bekam einen Knacks. Der Informationsaustausch ist zäh. Die Generation Y und Z will eingebunden werden.

Lösung Nummer 1: Ein Zeit- und Arbeitsorganisations-Seminar. Ist, sofern sich die Rahmenbedingungen nicht verändern, nicht sonderlich nachhaltig, tut aber auch nicht weh.

Lösung Nummer 2: Runter vom Perfektionshamsterrad und hinauf auf das agile Mobile, um mit den komplexen Anforderungen unserer agitalen Zeit souverän umzugehen.

Als Einstieg in die Entwicklung Ihrer Teams in Richtung Selbstorganisation empfehle ich Ihnen die 4R-Methode: Rollen, Richtlinien, Regeln, Rituale. Details unter:

Agil-demokratische Teams mit der 4R-Methode

Meine Ansatzpunkte für agile Teambildungen, Teamcoachings oder größere Organisationsentwicklungsprojekte:

  • Manchmal ist es hilfreich, vor Umbaumaßnahmen das Team zu stabilisieren. Unter dem Stichwort Resilienz fallen Unterpunkte wie Verbundenheit und Rückhalt im Team, Akzeptanz von Veränderungen, Optimismus, Vertrauen in die Zukunft, Verlässlichkeit des Teams, gegenseitige Hilfe und Gestaltungsmöglichkeiten. Diese Unterpunkte bieten eine erste Möglichkeit, sich intensiver mit den Faktoren zu beschäftigen, was ein Team auch in Krisenfällen stark macht und zusammenhält.
  • Vom Wettbewerb zur Kooperation. Komplexe Aufgaben lassen sich nicht alleine lösen. Ich zeige Ihnen, wie Sie aus einem Team aus Egomanen ein leistungsstarkes Kooperations-Team bilden.
  • Erkenntnisse und Methoden aus Prozessmanagement und Arbeitsorganisation beleuchten die Probleme an Kommunikationsschnittstellen, um Konfliktpotentiale  in der Abstimmung zwischen Personen, Projektteams oder Abteilungen frühzeitig anzugehen.
  • Rollen und Netzwerke statt Hierarchien. Anstatt Hierarchien erweisen sich Rollen im Team als wesentlich flexibler im Umgang mit Flexibilität. Hier arbeite unter anderem mit dem Team Management System.
  • Digitalisierung und Wissensmanagements-Tools verflüssigen den Informations- und Wissensaustausch, und fördern damit autonome Entscheidungen in Teams. Siehe auch die Broschüre Wissensmanagement in der öffentlichen Verwaltung.
  • Erkenntnisse und Methoden aus dem Fehlermanagement (bzw. Ereignismanagement, z.B. Critical incident reporting systems) helfen dabei, kritische Themen frühzeitig zu erkennen und zu bearbeiten.
  • Kommunikations- und Konfliktmanagementtrainings helfen dabei, feedbackfreundliche Kulturen einzuführen, dysfunktionale von funktionale Konflikten zu unterscheiden und eine gute Balance zwischen Selbstbehauptung und Empathie zu finden. Analog zu meinem Konzept „Provokant-Agiles Führen“ lassen sich auch in Teams viele Konflikte lösen, indem die Teammitglieder authentisch, offen, ehrlich, direkt und mutig als Ergänzung zu fair und verständnisvoll miteinander umgehen.
Sonderfall „Besondere“ Teams

Als Besonderheit biete ich Ihnen die Arbeit mit „schwierigen“ Teams an, wenn passend im Team mit meiner Kollegin Göksen Meine von der Improgruppe (externer Link) Volle Möhre.

Die (optionalen) Inhalte des Workshops „Besondere Teams“

Theorie:

  • Über Beziehungs-, Status- und Leistungsteams
  • Sanktions-, Lorbeerregeln und Tabus – Regeln in Teams und wie man sie verändert
  • Die 5 Dysfunktionen in Teams
  • Der U-Prozess: Von Prozessen, Rollen und Mottos
  • Über Ja- und Nein-Sager, Nörgler, Besserwisser, Jammerer und stille Mäuschen

Praxis:

  • Storytelling: Welche Geschichte erzählt unser Team, wo könnte und wo solle es hingehen? Welche Rollen nimmt jede/r dabei ein?
  • Theaterarbeit: Entwicklung und Spielen einzelner Szenen aus dieser Geschichte
  • Umgang mit besonderen Kollegen und Kolleginnen mit Theater- und Improtheaterübungen
  • Übungen konkreter Gesprächssituationen (Konflikt-, Feedback- oder Zielfindungsgespräche)

Gerne entwickle ich zusammen mit Ihnen im Rahmen dieser Themen passgenaue Konzepte für Ihr Team – schwierig, besonders oder ganz normal – Ihre Abteilung oder Ihre Organisation und helfe Ihnen als Moderator und Mediator, Ihr Team in Richtung Agilität und Konfliktfähigkeit zu entwickeln.