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Akute Beratung für Führungskräfte – Die Mitarbeiter im Homeoffice

Für viele Firmen ist Homeoffice neu. Die Mitarbeiter im Homeoffice gut zu begleiten ist kein Hexenwerk. Dennoch gibt es einige Fallen, die sich vermeiden lassen und Lösungen, die Ihnen das Leben als Führungskraft in den nächsten Wochen erleichtern können.

Im Angesicht der aktuellen Krise habe ich – insbesondere für den gebeutelten Mittelstand, der in der Regel über keine internen Beratungsangebote verfügt – in den letzten Tagen ein Angebot zusammengestellt, damit die Zusammenarbeit zwischen Führung und Mitarbeitern auch in den nächsten Wochen und Monate reibungsfrei ablaufen zu lassen:

Schritt 1: Auf meiner Webseite finden Sie ein paar kurze Zusammenfassungen darüber, auf was sie achten sollten:

Schritt 2: Wenn Sie über Probleme im Homeoffice diskutieren wollen, um zu individuellen Lösungen zu kommen, kontaktieren Sie mich. Ich schicke Ihnen dann einen Zugang zu einem geschlossenen Chatroom, auf dem sich alle Probleme in Ruhe asynchron klären und Lösungen erarbeiten lassen. Die Vorteile im Vergleich zu einem Telefonat:

  1. Sie können den Chatroom aufsuchen, wann immer sie wollen.
  2. Die dortigen Informationen und Erkenntnisse sind jederzeit abrufbar. Sie müssen also nicht wie bei einem Telefonat mitschreiben.
  3. Die Diskussionen im Chatroom sind in Kategorien unterteilt, z.B. Kommunikation, Zielvereinbarungen oder Konflikte. Dies hilft der inneren Sortierung und Klarheit, die bei einem Telefonat ncht immer gegeben ist.
  4. Sie treffen dort auf andere Führungskräfte, die sich ebenso mit dem Thema beschäftigen und regen damit einen Austausch in der Praxis an.

Aufgrund der aktuellen Situation ist auch dieses Angebot für Sie bis auf weiteres kostenlos.

Schritt 3: Sollten Sie zusätzlich eine Telefonberatung wünschen, können wir dies gerne ebenso unkompliziert und kurzfristig vereinbaren.

Nach der Krise biete ich Ihnen an, im Rahmen eines Workshops Ihre Erfahrungen und Erkenntnisse der kommenden Wochen aufzuarbeiten.

Bei Interesse: info@m-huebler.de oder 0911/7662641

Führung auf Distanz – Mitarbeiter im Homeoffice

Das Thema Führung auf Distanz war lange Zeit ein Stiefkind im Führungskanon. Der Startschuss fiel vielleicht 2006, als Gerhard Schröder auf der Hannover-Messe die Digitalisierung ausrief. Dann kam lange nichts.

Mit der Agilitätswelle aus der IT-Branche schwappte das Thema vor einigen Jahren auch in andere Bereiche. Wer kreativ oder als Freiberufler unterwegs war, arbeitete zumindest zeitweise von zuhause aus.

Spätestens 2019 fasste dank der eAkte das Thema „Mobiler Arbeitsplatz“ auch in deutschen Amtsstuben und Verwaltungen Fuß. Jetzt musste es voran gehen. Dennoch: Die Bedenken waren immer noch groß.

Seit Corona ist alles anders. Das Muss bekam drei Ausrufezeichen. Nun ist das Thema Homeoffice fest etabliert. Und selbst wenn nach der Corona-Krise normale Zeiten einkehren, lässt sich das Rad nicht mehr zurückdrehen. Das Thema ist gesetzt. Und Führung muss sich seit spätestens jetzt mit einer vermehrten Führung auf Distanz auseinandersetzen.

Mich persönlich beschäftigt das Thema, seitdem Frau von der Leyen als Arbeitsministerin die Vätermonate etablierte und damit auch das Thema Telearbeit. Damals hieß das Buzzword für mich als junger Trainer „Work Life Balance“ und beinhaltete zumindest Schnittstellen zum heutigen New Work.

Workshops zum Thema „Führung auf Distanz“ (externer Link) und „Arbeiten im Homeoffice“ gebe ich seit 2018. Meine Erfahrungen dazu gebe ich gerne an Sie weiter. Neben meinem Angebot eines Ein-Tages-Workshops zur möglichst reibungsfreien Einführung von Homeoffice-Arbeitsplätzen sowie einer aktuellen Krisenhilfe biete ich Firmen, die aufgrund der Corona-Krise zu Homeoffice-Erfahrungen gezwungen wurden, an, diese nach der Krise im Rahmen eines Workshops aufzuarbeiten. Der Erfahrung zeigt, dass dazu meist kein Zeit vorhanden sein wird. Es muss ja weiter gehen. Die Erfahrung zeigt aber auch, dass es besser wäre, einen Tag als Boxenstopp zu nutzen, um gemeinsam zu reflektieren, welche Lektionen wir gelernt haben.

Einen ersten Überblick über die Fallstricke im Homeoffice erfahren Sie hier.

Führung auf Distanz

Das Corona-Virus hat Deutschland im Griff. Und vermutlich wird uns das Virus nicht nur ein paar Wochen, sondern Monate, vielleicht sogar Jahre begleiten. Zur Eindämmung des Risikos der Ansteckungsgefahr wird Mitarbeitern empfohlen, sofern möglich, im Homeoffice zu arbeiten. Ein Thema, mit dem ich als Trainer seit gut zwei Jahren, u.a. aufgrund der Einführung der eAkte unterwegs bin und Organisationen jeglicher Couleur berate. Ein Thema, das vermeintlich einfach ist – die Technik hätten wir – und das dann doch nicht so leicht umzusetzen ist.

Letztes Jahr kam dazu von mir auf bookboon.com ein eBook (Achtung! Externer Link!) heraus, das die wesentlichen Aspekte zusammenfasst.

Dabei geht es um folgende zentrale Fragen und Antworten einer Führung auf Distanz:

1. Passen mobile Arbeitsplätze zu unserem Unternehmen, unserer Abteilung, unseren Teams und den Aufgaben des Mitarbeiters?

Ob virtuelle Arbeitsplätze zu Ihnen oder Ihren Teams passen, hängt davon ab, wie abhängig die Mitarbeiter voneinander mit ihren Aufgaben sind. Ein Team das gemeinsam kreative Ideen entwickelt wird sich schwerer tun, wenn sie losgelöst voneinander arbeiten. Ein Mitarbeiter, der sich am Montagmorgen klar abgrenzbare Aufgaben abholt hat es dagegen leichter.

2. Welche typischen Probleme ergeben sich durch eine Führung auf Distanz?

  1. Identifikation mit dem Unternehmen
  2. Bindung zum Team und der Umgang mit Unklarheiten und Konflikten
  3. Nicht vorhandene/bekannte Netzwerke
  4. Einsamkeit
  5. Unklare Strukturen und Organisation
  6. Fairness in der Aufgabenverteilung
  7. Nicht funktionierende oder unpassend angewandte Technik

3. Wie sollten wir virtuell kommunizieren?

Schwierigkeit der Themen: Grundsätzlich werden synchrone (Video- und Telefonkonferenzen, Chats) und asynchrone (E-Mails, Lernvideos, Online-Kalender, Wikis, Weblogs) Kommunikationsmedien unterschieden. Auf asynchrone Medien kann ich zugreifen, wann ich will. Sie dienen in erster Linie dem Austausch von Informationen. Wird es diskussionsbedürftiger oder konfliktanfälliger, brauche ich eine synchrone Kommunikation.

Abspeicherung der Informationen: Brauche ich Informationen nicht nur jetzt, sondern auch in nächster Zeit, ist es sinnvoll, asynchroner zu arbeiten.

Trennung von synchroner und asynchroner Kommunikation: Sofern es geht, sollten die beiden Kommunikationsarten getrennt bleiben. Es ist wenig sinnvoll, eine Videokonferenz einzuberufen, bei der die Mitarbeiter aus nah und fern erst einmal über bestimmte Fakten informiert werden, während manche die Fakten bereits kennen und sich fragen, was sie die nächste halbe Stunde tun sollen. Dies geht eleganter per Vorab-Email.

Synchrone Medien als Bindungstool: Während mit asynchronen Medien Informationen zeitsparend vermittelt werden, sind synchrone Medien ideal, um Bindungen zu vertiefen.

4. Welche Möglichkeiten gibt es, mobile Arbeitsplätze im Unternehmen einzuführen?

Es gibt ganz unterschiedliche Ansätze, mobile Arbeitsplätze im Unternehmen einzuführen. Zwei Beispiele:

  • Manche Unternehmen beschließen, nach und nach allen Mitarbeitern einen Heimarbeitsplatz zu genehmigen – auch den Führungskräften – und ziehen dies im Rahmen eines mehrjährigen Projektes durch. In einem Pilotprojekt gehen einige Führungskräfte ins Homeoffice, um erste Erfahrungen zu sammeln. Dann gehen ausgewählte Mitarbeiters in Telearbeit. Und schließlich werden im Halbjahrestakt immer mehr Mitarbeiters zumindest teilweise „nach Hause“ geschickt. Dabei ist es wichtig, dass es zwar die grundsätzliche Erlaubnis gibt, einen mobilen Arbeitsplatz einzunehmen. Dass es jedoch ebenso von der Art der Arbeit und den Kompetenzen des Mitarbeiters abhängt, ob dies auch passt.
  • Andere Unternehmen starten mit Ausnahmeregelungen: Kommt ein Handwerker, musst du keinen Urlaub nehmen, sondern kannst bis zu 10 mal im Jahr zuhause bleiben. Auch damit werden Erfahrungen gesammelt. Nach und nach werden diese Ausnahmeregelungen ausgeweitet bis hin zu einer Regelung die lautet: 50 mal im Jahr ist es OK, von zuhause aus zu arbeiten.

5. Was bedeutet Führung auf Distanz für Zielvereinbarungen?

Die Zielvereinbarungen im Rahmen einer Führung auf Distanz sollten noch klarer formuliert werden, als bisher. Wenn Mitarbeiter im Homeoffice sind und nicht stetig nachhaken können, brauchen sie klare Orientierungen, die auch über die Ferne tragen. Wichtige Grundlagen dazu lauten:

  1. Transparenz: Sowohl Führungskraft als auch Mitarbeiter müssen mehr als bisher mit offenen Karten spielen. Was wollen wir erreichen? Und wozu wollen wir dies erreichen?
  2. Orientierungsziele: Im Zuge agiler Anpassungen kann es passieren, dass Mitarbeiter, die beispielsweise im Kundenkontakt sind, anders als vorgegeben entscheiden müssen. Deshalb ist es wichtig, sich auf übergeordnete Orientierungsziele zu einigen. Lautet das übergeordnete Ziel, den Kunden nicht zu verlieren, hat der Mitarbeiter einen Entscheidungsspielraum, wie er dies bewerkstelligt. Freilich braucht es dazu zusätzlich Grenzen, die den Rahmen sprengen.
  3. Vertrauen: Ziele sollten intrinsisch motivieren. Deshalb sollten Mitarbeiter Zielen ein Mitspracherecht haben. Als Grundregel gilt: Das Was bestimmt die Führungskraft. Wie Ziele erreicht werden bestimmt der Mitarbeiter. Führungskraft müssen daher, insbesondere auf Distanz, den Mitarbeiter viel Vertrauen entgegen bringen, um nicht in einen Kontrollwahn zu verfallen.
  4. Feedback: Weil die Wie-Ziele immer wieder neue feinjustiert werden sollten, braucht es regelmäßig Feedbackgespräche, die bei einer Führung auf Distanz genauer geplant werden müssen, als wenn ich meine MA ohnehin regelmäßig sehe.
  5. Klarheit der Ziele: Zur Erhöhung der Klarheit von Zielen kann die weitgehend bekannte SMART-Regel herangezogen werden: Ziele sollten spezifisch, messbar, aktivierend, realistisch und terminiert sein.
  6. Zielbereiche: Um Ziele noch klarer zu fassen, ist es sinnvoll, einzelne Bereiche zu besprechen, die sich grob an einer Balanced Scorecard orientieren:
  • Externe Sicht: Welche Ziele verfolgen wir beim Kunden?
  • Interne Sicht: Welche Teamziele gibt es? Wie wollen wir kommunizieren? Welche Ressourcen benötigen wir?
  • Führungssicht: Gibt es Ziele, was die Absprachen mit der Führungskraft betreffen?
  • Projekte: Welche Projektziele gibt es?
  • Prozesse: Wollen wir Prozesse verbessern?

Auf Wunsch schicke ich Ihnen gerne weitere Informationen zu. Sollten Sie Fragen zur Umsetzung haben, unterstütze ich Sie gerne.