Archiv der Kategorie: Zeit- und Stressmanagement

Wann ist Agilität sinnvoll und wann nicht?

Der Hype um agile Vorgehensweisen dringt in alle Bereiche vor. Dabei wehren sich manche Mitarbeiter vehement gegen die Veränderungen, die stetige Anpassungsprozesse mit sich bringen. Dass sie mit dieser Weigerung ab und an durchaus recht haben, zeigt die folgende Auseinandersetzung damit, wann Agilität sinnvoll ist und wann nicht:

  1. Manche Tätigkeiten und Abläufe sind für stetige Anpassungsprozesse schlichtweg nicht geschaffen. Adaptionsprozesse würden nur zu einem Chaos führen.

  2. Es gibt Tätigkeiten und Abläufe, bei denen es cleverer ist, Experten zu fragen anstatt Kunden. Der Kunde hat zwar Bedürfnisse und oft auch clevere Ideen, ist oftmals aber auch momentgetrieben, zum Beispiel übertrieben preisorientiert, ohne an langfristige Effekte seines Kaufverhaltens zu denken.

  3. Am prädestiniertesten für Schwarmintelligenz und Agilität sind komplexe, undurchsichtige Situationen, die zuerst einmal geklärt werden müssen.

  4. Chaotische Situationen hingegen können durch eine agile Führung zu Panik führen. In diesen Situationen braucht es eine klare Führung und Lenkung, um die Kontrolle über die Situation zurück zu gewinnen.

Da Bilder mehr als 1000 Worte sagen: Ein Schiff macht sich auf die Reise.

  1. Das Schiff wird gepackt. Dazu gibt es klare Listen, Vorgaben und logische Abläufe.

  2. Für die Reise braucht es Experten im Team, die navigieren, steuern, kochen können, usw. Auf die Essenswünsche der Crew einzugehen, ist sinnvoll. Eine Kartoffelsuppe kann jedoch nur gekocht werden, wenn genügend Kartoffeln da sind.

  3. Strandet das Schiff auf einer Insel, in der es nicht mehr darum geht, zu navigieren oder zu kochen, in der also die Experten überfragt sind, ist es sinnvoll, alle Crewmitglieder vom Offizier bis zum Ruderer, nach ihrer Meinung zu Erkundung der Insel zu befragen.

  4. Gerät das Schiff in einen Sturm, muss der Kapitän, evtl. in Absprache mit dem Steuermann, klare Ansagen machen, bis sich der Sturm wieder legt.

Empfehlungen zum Umgang mit schwierigen Mitarbeitern

Studien belegen, dass Führungskräfte überproportional viel Zeit in die Lösung von Konflikten investieren. Dabei wird deutlich: Die kleinen Alltagsprobleme aufgrund von Stress sind es nicht, die Führungskräfte so viel Energie kosten, sondern die Beschäftigung mit dauerhaften, schwer zu lösenden Konflikten. Selbst wenn diese nicht allzu häufig vorkommen, kosten sie doch eine Menge Zeit und Nerven, insbesondere, wenn wir nicht nur die Durchführung der Konfliktklärungsgespräche, sondern auch die Vorbereitung und ständige geistige Beschäftigung mit dem Konflikt berücksichtigen. Von der bremsenden Energie im gesamten Team ganz zu schweigen.

Im Zentrum dieser Thematik stehen schwierige Mitarbeiter, die es schon immer gab, deren Auftreten jedoch nach meinen Seminar-Erfahrungen anscheinend zunimmt. Vielleicht, weil der Egoismus zunimmt, die Bindungsfähigkeit und das Aushalten anderer Meinungen abnimmt und die Unzufriedenheit vieler mit ihrem Leben im Allgemeinen zunimmt: „So vielen geht es besser. Nur mir nicht!“ Die Zunahme des Stresses am Arbeitsplatz durch Arbeitsverdichtung, Personalmangel, Ungewissheiten und der Gefahr biographischer Brüche tut das Übrige, um einen jahrelang vor sich hin brodelnden Vulkan zur Explosion zu bringen.

Im folgenden finden Sie 8 Empfehlungen zum möglichst produktiven Umgang mit schwierigen Mitarbeitern:

  1. Die Biographie Ihrer Mitarbeiter kennen(lernen): Zu wissen, was hinter schwierigen Typen steht, welche Geschichte sie mitbringen und welche Beweggründe sie haben, ist hilfreich, um offener mit ihnen umzugehen und Verständnis für sie aufzubringen.
  2. Die Auswirkungen von Stress kennen und Bedingungen für Normalität fördern: Während schwierige Konflikttypen unter Stress überreagieren, sind sie in Normalphasen meist sehr wertvoll. Lernen Sie diese Bedingungen der Normalphasen kennen und reflektieren Sie darüber, was Sie konkret tun können, um Stress zu reduzieren oder die Normalphasen auszudehnen.
  3. Teammitglieder entsprechend der Projektphasen einbinden: In jeder Projektphase sind andere Fähigkeiten der Teammitglieder wichtig. Zu Beginn sind versponnene, kreative Ideen wichtig, während später Kritik angebracht ist. Fragen Sie die Kompetenzen Ihrer Teammitglieder entsprechend der Projektphasen an, um sie gezielt(er) zu nutzen, zu kanalisieren und schwierigen Mitarbeitern so das Signal zu geben, dass sie wertvolle Teammitglieder sind, sofern sie lernen, ihre Eigenarten zum richtigen Zeitpunkt einzusetzen.
  4. Offizielle und geheime Wünsche der Mitarbeiter erkennen und ansprechen: Jeder Mensch verfügt über offizielle und geheime Seiten. Ein Perfektionist könnte beispielsweise den Wunsch haben, viele Dinge auszuprobieren, traut sich jedoch nicht, weil er Angst vor Fehlern hat. Daher geht er den vermeintlich einfacheren Weg, indem er das, was er kann bis zum letzten Komma umsetzt. Wird er auf seine geheimen Wünsche angesprochen, wird er dies verleugnen. Seine Fähigkeiten der Zuverlässigkeit ausschließlich anzusprechen, liegt nahe, zementierte jedoch sein ohnehin vorhandenes Muster der Perfektion. Daher ist es wichtig, beides anzusprechen, denn: Wer so zuverlässig ist, sollte es sich gönnen, in einem kleinen Rahmen etwas ausprobieren, um auch darin – nach und nach – zuverlässiger zu werden.
  5. Kollateralschäden verhindern: Lernen Sie abzuschätzen, wann Sie bei einem schwierigen Mitarbeiter eingreifen sollten und welche Möglichkeiten Sie dafür haben, mit Unzufriedenheiten umzugehen, bevor sich die Unstimmigkeiten aufs Gesamtteam auswirken. Dies muss nicht immer in Randständigkeiten enden, sondern kann das Ziel anstreben, auf einer professionellen Ebene miteinander auszukommen, wenn geklärt wurde, dass Sympathie in der Arbeit nicht immer vorhanden sein muss.
  6. Eigene Schattenanteile erkennen: Erkennen Sie, warum genau dieser Typ Sie so sehr nervt und was dies mit Ihnen zu tun hat. Zeigt ein Mitarbeiter ein Verhalten, das Sie von sich selbst kennen, jedoch nicht mögen oder das Sie sich in Ihrer Position als Führungskraft nicht erlauben, zeigt er zum Beispiel Emotionen wie Leiden, Migräneattacken oder Grantigkeit, folgt der Mitarbeiter damit einem Bedürfnis, das Sie selbst, wenn es vorhanden ist, unterdrücken.
  7. Erkennen, wer im Falle eines „Angriffs“ das Ursprungsproblem hat: Lernen Sie zu erkennen, was an der Kritik oder einem Angriff eines unzufriedenen Mitarbeiters Ihr Problem ist und was nicht. Der „Angriff“ eines Nörglers „Das haben wir ja noch nie so gemacht“ ist zuallererst sein Problem und nicht Ihres. Und nur, wenn Sie diesen „Angriff“ nicht zu Ihrem machen, bewahren Sie sich vor einer Verteidigungshaltung und können in Folge den tieferen Kern der Unzufriedenheit des Nörglers klärend erfragen. Die Frage des Problemeigentums entscheidet auch darüber, welche Interventionsmöglichkeiten Sie anwenden sollten: Während Sie sich bei einem Frontalangriff mit der Gefahr nachhaltiger Kollateralschäden schützen bzw. Ihr Gegenüber in seine Grenzen verweisen sollten, ist es bei einer tiefgreifenden Unzufriedenheit Ihres Gegenübers sinnvoller, dieser fragend auf den Grund zu gehen, ohne sich zu verteidigen. Am Ende des Tages haben in der Regel beide, sowohl der Problemeigentümer als auch sein Gegenüber eine Verantwortung, das Ursprungsproblem gemeinsam zu lösen.
  8. Die Grenze der eigenen Handlungsfähigkeit erkennen und verdeutlichen: Bestimmen Sie für die Grenzen Ihrer Handlungsfähigkeit, der Machbarkeit, Ihrer Verantwortung und des Selbstschutzes. Denken Sie daran: Sie sind nicht nur für einzelne schwierige Teammitglieder zuständig, sondern für das gesamte Team. Zudem gibt es „Fälle“, die beim Therapeuten besser aufgehoben sind als bei Ihnen als Führungskraft. Persönliche Grenzziehungen beginnen damit, die Beratungszeit für ein besonders bedürftiges Teammitglied auf einen bestimmten Zeitraum zu begrenzen, beispielsweise eine persönliche Besprechung der positiven und negativen Vorkommnisse einmal pro Woche jeweils eine halbe Stunde lang. Sie setzen sich fort, indem Sie besonders redefreudigen Kollegen eine begrenzte Redezeit verordnen und enden damit, eine lange Phase intensiver Bemühung nicht frustriert, sondern offiziell nach rechtzeitiger Ankündigung und Absprache mit dem schwierigen Teamtypen zu beenden. Die Zusammenarbeit läuft freilich weiter, allerdings nur auf einer Ebene der reinen Notwendigkeiten.

Wie Sie diese 8 Punkte konkret umsetzen und sich als Führungskraft positionieren, erfahren Sie im Zwei-Tages-Intensiv-Seminar „Umgang mit schwierigen Mitarbeitern“.

Bei Interesse: info@m-huebler.de oder 0911 / 7662641

Stichwort: Schwierige Mitarbeiter

Auswirkungen der Digitalisierung auf Führung

Management vs. Führung

Worum kümmert sich Management? Ein Manager sichtet, bewertet und delegiert Aufgaben. Ein Manager plant, strukturiert und organisiert. Ein Manager ‚verwaltet‘ Aufgaben, Prozesse, Projekte und organisiert diese möglichst deckungsgleich mit den Zeitbudgets seiner Mitarbeiter. Manager gehen sachorientiert an Aufgaben. Manager fragen sich, was in welcher Zeit zu tun ist.

Eine Führungskraft führt. Sie geht als Leitfigur voran, gibt Orientierung im alltäglichen Chaos, agiert werteorientiert, ist standhaft, visioniert, motiviert, treibt an, gibt Feedback, zieht Grenzen, schlichtet Konflikte, betreibt Bindungsarbeit und hilft in Identitäts- und Loyalitäts-Krisen. Führungskräfte gehen beziehungsorientiert an Aufgaben. Führungskräfte fragen sich, wie und warum Aufgaben erledigt werden sollen.

Auswirkungen der Digitalisierung auf Führung

Digitalisierungsmaßnahmen werden in Zukunft einen Großteil der Managementaufgaben übernehmen. Der Computer bestimmt dann, was in welcher Zeit zu erledigen ist, welche Ressourcen dafür erforderlich sind oder an wen ich mich im Fall X wenden kann. Jüngere Generationen starten ohnehin mit der Haltung in den Beruf: Ich weiß, was ich tun muss. Ich weiß, wo ich nachsehen muss. Ich habe alles im Griff und führe (eigentlich manage) mich selbst. Damit fällt ein Großteil klassischer Managementaufgaben weg. Übrig bleiben Führungsaufgaben, für die bisher so wenig Zeit war. Führungsaufgaben, die nötig sind, weil unter der Schwelle hoher Medienkompetenz nach wie vor Unsicherheiten lauern.

Führungsvakuum oder Führungsfreiraum?

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Digitalisierung, Flexibilisierung und Individualisierung

Dadurch entsteht ein Führungsvakuum. Führungskräfte müssen Ihre neue Rolle erst finden. Es besteht aber auch die Chance zu einem Führungsfreiraum zur Entwicklung von Visionen, Ideen und der Ausübung von Beziehungsarbeit.

Führungskräfte sollten sich mit folgenden Fragen auseinander setzen:

  • Was ist wirklich wichtig? Wie vermittle ich Prioritäten?

  • Wie motiviere ich und vermittle den Sinn unserer Arbeit?

  • Wie helfe ich meinen Mitarbeitern bei Konflikten und Stress?

  • Wie vermittle ich v.a. jungen Mitarbeitern Orientierung, die vor lauter Selbststeuerung, -organisation und Eigenkontrolle vergessen, sich selbst zu regulieren und sich übernehmen?

  • Wie helfe ich Mitarbeitern bei ihrer Balance zwischen Homeoffice, Vertrauensarbeitszeit, Projektarbeit und Freizeit?

  • Wie begrenze sich individuelle Spielräume von Mitarbeitern, die ihre Leistung schlecht selbst einschätzen können und sich überfordern?

  • Welche Feedbacksysteme zur Wertschätzung der Arbeit etabliere ich?

Das Rad lässt sich nicht zurückdrehen. Besser wir machen das Beste daraus!

Wuerstchen oder Wetterprognose

In der Prioritätensetzung heißt es oft: Mach, was wichtig ist und nicht nur, was dringend erscheint. Lass dir nicht alles von außen diktieren, vor allem nicht die Dringlichkeit einer hektischen Welt und eines hektischen Chefs, wo wir doch insgeheim wissen, dass sich manche Aufgabe auf den zweiten Blick leichter lösen ließe, als mit heißen Nadeln zu stricken. Sie kennen ja die Unterscheidung zwischen dem frühen Vogel und der zweiten Maus, die den Speck kriegt.

Also wichtig statt dringend! Doch was genau ist wichtig?

Sehen wir uns die Kategorie wichtig genauer an, wird deutlich, dass alles Wichtige früher oder später Konsequenzen nach sich zieht. Unterteilen wir den Begriff der Konsequenzen, kommen wir auf drei wesentliche Unterscheidungen:

  1. Konsequenzen für eine Vielzahl von Beteiligten, die dazu noch

  2. langfristig wirken, sind

  3. meist gravierend und schwer aushaltbar.

Damit unterteilen wir Konsequenzen in eine quantitative, zeitliche und qualitative Dimension.

Würstchen- oder Wetterfrage?

Warum diese Unterscheidung so wichtig ist, zeigt sich spätestens bei Menschen mit Entscheidungsschwäche. Zur Verdeutlichung stelle ich das Würstchen- dem Wetterparadigma gegenüber: Stellen Sie sich vor, Sie müssen bei einem Tag der offenen Tür entscheiden, was es zu Essen gibt. Konkret haben Sie die Auswahl zwischen groben und feinen Bratwürsten. Klingt banal. Manche von uns machen sich darüber allerdings umfangreiche Gedanken. Lassen Sie uns die Konsequenzen durchgehen:

  1. Wird es viele Personen betreffen? Ein paar sicherlich. Die meisten werden jedoch so oder so zufrieden sein. Der Erfolg der Veranstaltung hängt jedoch sicherlich von anderen Faktoren ab.

  2. Wird es langfristige Konsequenzen haben? Nicht wirklich. Ich würde sagen: Bis zum nächsten Stuhlgang. Die Wahrscheinlichkeit, dass noch Jahre später vom Frevel des falschen Würstchens gesprochen wird, hält sich in Grenzen.

  3. Manche Gäste werden meckern. Die tun das immer. Wir tun ihnen sogar einen Gefallen, wenn nicht alles perfekt ist. Ist das Gemecker auszuhalten? Unbedingt!

Schauen wir uns stattdessen die Entscheidung an, bei einer Regenwahrscheinlichkeit im schönen Sommermonat Juni von 30% draußen zu feiern:

  1. Es wird alle Personen betreffen! Vielleicht sogar die Technik oder das durchweichte Essen. Darauf müssen wir uns einstellen bzw. Schutzmaßnahmen überlegen.

  2. Wird es langfristige Konsequenzen nach sich ziehen? Natürlich! Immerhin geht es nicht nur darum, dass Gäste eventuell früher gehen, sondern insgesamt um den Ruf der Organisation.

  3. Wenn es regnet, gehen die Gäste früher. Scheint die Sonne, schwitzen sie in den Innenräumen und gehen ebenso früher. Die Unlösbarkeit dieses inneren Dilemmas lässt sich nur auf einer anderen Ebene lösen: Welches Bild wollen Sie vermitteln? Welche Werte wollen Sie transportieren? Wollen Sie mutig sein, und dem Regen trotzen? Oder gehen Sie auf Nummer Sicher? Was ist leichter auszuhalten? Der Spruch: Ihr Luschen! Beim kleinsten Tropfen geht ihr nach drinnen! Oder: Ihr seid ganz schön wagemutig, vielleicht sogar verrückt!

Was lernen wir aus all dem?
  1. Vertauschen wir die Würstchen mit Beamer oder Digitalkamera, stoßen wir auf eine Menge alltäglicher Entscheidungen, deren Konsequenzen wir maßlos überschätzen. Nach spätestens drei Monaten kommt wieder ein neues Gerät auf den Markt und wir können mit unserer Recherche von neuem beginnen. Letztlich kommt es nicht darauf an, das perfekte Gerät zu kaufen, sondern aus dem was wir haben, das beste zu machen. Nach einem halben Jahr haben wir uns schließlich so an das ehemals Neue gewöhnt, dass wir ganr nicht mehr verstehen können, warum wir uns zuvor nicht entscheiden konnten.

  2. Vertauschen wir Wetter mit Urlaub, Mitarbeitergespräch oder Seminar ergibt sich eine Vielzahl an Situationen, die wir niemals vollständig vorausdenken können. Planung erscheint wichtig, wird aber immer nur einen Teil des Erfolgs eines Gesprächs oder einer Veranstaltung ausmachen. Was also ist das Wesentliche, das wir vermitteln oder erreichen wollen?

Erlauber – Ausnahmen von der Regel

Für unseren Perfektionismus werden wir bewundert, für unsere Fehler geliebt. Leider vergaß mein Mitvierziger-Gehirn den Ursprung dieses Zitats. Dennoch könnte es uns in unserem Leistungscocon ein wenig zum Umdenken bewegen.

Diejenigen von uns, die ab und an am Limit sind – oder darüber hinaus – wissen ohnehin, schon aus egoistischen Gründen, dass es gut wäre, einen Gang herunter zu schalten, wenn es in den Ohren klingelt oder der Rücken knarzt. Anstatt sich von Sprüchen wie „Halte durch“ oder „Bloß keinen Fehler machen“ antreiben zu lassen, wäre es gut, sich eine kleine Lücke, ein wenig Luft zum Atmen zu erlauben.

Damit wir uns nicht falsch verstehen: Ohne diese Antreiber würden Sie diesen Text nicht lesen. Denn Antreiber machen uns neugierig und bringen uns zu Höchstleistungen. Soweit so gut. Doch manchmal kippt die Verhältnismäßigkeit um. Manchmal verhindern Antreiber Kreativität oder verengen unser Denken und unseren Blick. Dann verlieren wir uns im perfektionistischen Detail und sind damit beschäftigt, Fehler zu verhindern anstatt Neues zu entdecken.

Der Kontext bestimmt die Erlaubnis

Sich etwas zu erlauben ist jedoch schwieriger als die meisten denken. Sich leichterdings zu sagen „Lass mal fünfe gerade sein“ funktioniert nicht. Nach unserem landläufigen Denken ist die Fünf nunmal nicht gerade. Sie könnte jedoch gerade sein in einem System, in dem mit dem Sprung von der vier auf die fünf etwas Entscheidendes passiert. Wenn wir von einem Ruderboot mit vier Personen sprechen, dass erst durch den fünften, vielleicht den Steuermann vollständig und damit ‚gerade‘ wird, können wir den Spruch akzeptieren. Wir brauchen also den passenden Kontext, der bestimmt, wann eine Erlaubnis für die Ausnahme von der Regel sinnvoll ist.

Ausnahmen von der Regel

Anstatt pauschaler Aussagen wie „Sei fehlertoleranter“ oder „Sag deine Meinung“ macht es folglich mehr Sinn, sich Erlauber im Detail anzusehen. Dazu einige Beispiele, die Sie gerne innerlich auf sich wirken lassen können, um zu testen, ob Sie sich diese Ausnahmen anstatt pauschaler Freibriefe eher erlauben könnten:

Ich erlaube mir, …

… aus Fehlern zu lernen und zu diesen zu stehen.

  • Fehler passieren ohnehin. Warum also nicht daraus lernen und vielleicht sogar als Lernbeispiele herzunehmen? Immerhin sind nicht wenige Erkenntnisse und Erfindungen aus Fehlern entstanden, u.a. Post-its, Weißwürste, die Brezel, Penicilin oder die Entdeckung der Spiegelneuronen.

… eine eigene Meinung zu haben.

  • Vielleicht brauchen Sie, wenn Sie anderen ungern auf die Füße treten, zuerst die Erlaubnis, eine eigene Meinung zu haben. Alles weitere wird sich zeigen.

… die eigene schlechte Laune wahrzunehmen und zuzulassen.

  • Für die Daueroptimisten unter uns: Wir müssen andere ja nicht gleich mit unserer Miesepetrigkeit ‚belasten‘. Vielleicht wäre es jedoch ein taktischer Zwischenschritt, die eigene schlechte Laune überhaupt wahrzunehmen und zu akzeptieren.

… etwas nicht zu verstehen.

  • Für Schnelldenker: Müssen wir alles verstehen? Müssen wir zu allem eine Meinung haben? Sie müssen nicht gleich ‚die Merkel geben‘. Aber sich ab und an zu erlauben, etwas nicht zu verstehen, siehe Columbo, kann sehr entspannend sein.

… andere Meinungen stehen zu lassen.

  • … und andere Meinungen eine begrenzte Zeit zuzulassen und darauf zu vertrauen, dass sich Konflikte leichter lösen lassen, alleine durch das Aushalten anderer Meinungen, ohne sie sofort zu bewerten, könnte vielen Diskussionen die aggressive Spitze nehmen.

Was könnten Sie sich erlauben, um ein wenig egoistischer, sympathischer, achtsamer oder was auch immer zu werden?